Sähköisen arkistoinnin perusteet

Löytyykö tärkeä tietosi arkistoistasi helposti? Kuka on tiedon tuottanut ja mihin tarkoitukseen? Onko arkistonmuodostajan ja asiakirjahallinnon osallistujan tehtävät selvitetty? Mitä asiakirjallista tietoa rekisteröidään ja säilytetään? Sähköinen arkistointi ja digitointi on tätä päivää. Se pitää suorittaa tietoturvallisesti ja tehokkaasti. Tule oppimaan lisää!

Aika ja paikka

To 7.10.2020 klo 9.00–15.30

Lähiopetus Oulussa, etäryhmät Kuusamossa, Pyhäjärvellä, Raahessa ja Ylivieskassa; paikka ilmoitetaan tarkemmin sähköpostiin lähetettävässä kutsussa.

Voit osallistua koulutukseen etäluentona myös omalta koneeltasi.

Kohderyhmä

Julkisen sektorin (kunnat / kuntayhtymät, valtion virastot, julkiset liikelaitokset, julkisoikeudelliset yhteisöt) johto, esimiehet ja asiantuntijat, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen sekä rekisterien ja tietovarantojen parissa toimivat

Kouluttaja

Teknologia- ja tietoasiantuntija Jarkko Koivuniemi

Sisältö

Julkisella sektorilla ja kunnissa tarvitaan sähköisiä palveluja ja ratkaisuja myös arkistotoimeen. Ne helpottavat tiedon saantia ja käytettävyyttä. Sähköisten palvelujen kehittäminen edellyttää mm. asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan kannalta suunnittelua ja kuvaamista. Tarvitaan koko asiakirjatiedon elinkaaren suunnittelua ja hallintaa sähköiseen suuntaan.
Sähköisten palvelujen kehittäminen lähtee kaikista taustajärjestelmistä päätyen sähköiseen arkistointiin. Uudistunut lainsäädäntö tuo paineita prosesseihin esim. asiakirjallisen tiedon eheyden ja todistusvoiman toteuttamiseksi tämän päivän tasolle Arkistotieto pitää saada nopeasti ja helposti. Arkistotoimen vaatimustaso on noussut ja näkyy eri hallinon aloilla ja toimenkuvissa. Meiltä edellytetään laaja-alaista tiedonhallinnan osaamista ja perusteita arkistoinnista.

Paperiarkistoinnista sähköisiin käytäntöihin

  • Perusteet ja lainsäädäntö
  • Arkistotoimi ja asiakirjahallinto yhdessä
  • Arkistotoimen kehittäminen, säilytysaika ja pituudet
  • Julkisuuslainsäädäntö, luokittelu

Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallinta

  • Sähköinen asiointi ja kehittämisalue
  • Keskitetty asiakirjojen tietojen hallinta
  • Mikä eAMS ja rooli organisaation tietojärjestelmänä
  • Sähke2

Sähköinen arkistointi käytännössä

  • Tehtävien käsittelyvaiheet, asiakirjatyypit
  • Oletusmetatietoarvot (esimerkiksi säilytysaika)
  • Metatietojen hallinta
  • Asiakirjojen tiedonhallinta ja operatiiviset tietojärjestelmät
  • Arkistoinnin säilytysjärjestelmät
  • Pitkäaikainen tai pysyvä säilyttäminen

Asiakirjatiedon elinkaaren alun hallinta ja sähköinen arkistointi

  • Kriteerit ja vaatimukset
  • TOS:n suunnittelu- ja laadintaprosessi
  • Käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot
  • Toimenpiteen ja asiakirjatiedon metatiedot

Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus ja turvallisuus

  • Vaatimukset ja toteutuminen
  • Uuden tiedonhallintalain vaikutukset
  • Tietoturvallinen tiedonhallinta
  • Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta

 

Hinta

140 € Oulussa / 130 € Kuusamossa  / 120 € Pyhäjärvellä, Raahessa, Ylivieskassa ja omalta koneelta.

Hinta sisältää  koulutuksen ja sähköisen materiaalin, Kuusamossa myös lounaan.

Ilmoittautuminen

18.9. mennessä Pohjois-Pohjanmaan kesäyliopiston Oulun, Kuusamon, Pyhäjärven, Raahen tai Ylivieskan toimipaikkaan

Jos osallistut omalta koneeltasi, valitse tällöin toimipaikaksi Oulu.

Koulutus järjestetään, mikäli osallistujia on riittävästi viimeiseen ilmoittautumispäivään mennessä.
Ilmoittautuminen on sitova. Viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen tapahtuvasta perumisesta laskutetaan puolet kurssimaksusta. Mikäli perumista ei tehdä lainkaan tai peruminen/keskeyttäminen tehdään koulutuksen alkamisen jälkeen, laskutetaan koko kurssimaksu. Peruutus tulee tehdä aina kirjallisesti. Kurssimaksut ovat ulosottokelpoisia (L 632/1998, 24 §). Kesäyliopisto ei palauta maksuja.

Lisätietoja

Oulun toimipaikka:
Riitta Niku, puh. 044 465 2201, riitta.niku@pohjois-pohjanmaa.fi

Kuusamon toimipaikka:
Johanna Riekki, puh. 040 753 5716, johanna.riekki@kuusamo.fi

Pyhäjärven ja Ylivieskan toimipaikka:
Minna Saharinen, puh. 040 775 6931, minna.saharinen@pyhajarvi.fi

Raahen toimipaikka:
Elina Katilakoski, puh. 044 439 3301, elina.kattilakoski@raahe.fi